Algemene Voorwaarden VZW DOCWERKERS
Artikel 1 – ToepassingDeze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de diensten geleverd door DOCWERKERS(DOCWERKERS vzw) aan de Opdrachtgever, hierna beiden omschreven als “Partijen”. Deze algemene voorwaarden werden expliciet en integraal aangeboden aan Opdrachtgever voor het aanvangen van de opdracht, zij het in een e-mail of per post, zij het gehecht aan een offerte. De aanvaarding van de offerte en/of de diensten geleverd door DOCWERKERS houdt de aanvaarding van deze algemene voorwaarden in. Wat volgt vervangt alle voorafgaande mondelinge of schriftelijke akkoorden. Aanvaarding impliceert tevens dat de Opdrachtgever volledig verzaakt aan de toepassing van zijn eigen algemene voorwaarden. Het stilzwijgen van DOCWERKERS kan in geen geval als aanvaarding van andere voorwaarden worden geïnterpreteerd.Afwijkingen zijn slechts toegestaan na schriftelijk akkoord van beide Partijen. Een aanvullende overeenkomst dient expliciet naar deze algemene voorwaarden te verwijzen.
Artikel 2 – OfferteElke offerte aangeboden door de DOCWERKERS is 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld in de offerte of bij later expliciet schriftelijk akkoord door DOCWERKERS. De offerte moet schriftelijk beantwoord worden. De contactpersoon bevestigt dat hij/zij gerechtigd is de Opdrachtgever te vertegenwoordigen en maakt zich sterk, solidair en ondeelbaar met hen.De offerte kan opgedeeld worden in projectfases (zie ook Artikel 7).
Artikel 3 – PrijzenDe in de offerte vermelde prijzen gelden voor de oplevering van het eindproduct zoals beschreven in de offerte, die wordt opgemaakt op basis van de briefing en/of het stappenplan. Elke significante wijziging en opzet van de Opdracht in de zin van eindproduct, inhoud, doel, formaat, duur en werkuren geeft aanleiding tot een meerprijs (zie artikel 4). DOCWERKERS informeert de Opdrachtgever onmiddellijk over de redenen van de meerprijs. Kosten voor onderaannemingen, archiveren en recupereren van ruwe beelden, aankoop of huur van specifieke apparatuur, kosten voor afgelegde kilometers, speciale verzendingskosten of enige andere aanvullende kosten in uitvoering van de Opdracht worden vermeld in de offerte of extra aangerekend na overleg met Opdrachtgever. Indien de offerte (deels) is opgesteld op basis van draaidagen gelden volgende regels:
Een opnamedag bestaat uit 10 werkuren, waarin de reistijd van de crew van en naar de zetel van DOCWERKERS is inbegrepen. Een halve opnamedag bestaat uit 5 werkuren met reistijd.
Indien overuren worden gepresteerd tussen 18u en 00u, is een meerkost van 110% verschuldigd op deze overuren. Indien overuren worden gepresteerd na 00u, is een meerkost van 115% verschuldigd op deze overuren.
DOCWERKERS voorziet een rusttijd van 12 uren tussen het begin en einde van elke werkdag.
Artikel 4 – OpdrachtDe audiovisuele werken die door DOCWERKERS gecreëerd worden, zijn gebaseerd op ervaring en creativiteit. Het toevertrouwen van een Opdracht aan DOCWERKERS gebeurt op basis van referenties en vertrouwen. DOCWERKERS engageert zich in het creëren van audiovisuele werken op basis van hun technische en creatieveknow how. Het herhaaldelijk afkeuren van deze audiovisuele werken en dergelijke op basis van esthetische en/of subjectieve argumenten kan niet leiden tot het stopzetten van de Opdracht, of het niet betalen van de factuur. DOCWERKERS verbindt zich ertoe alle te verstrekken diensten met zorg uit te voeren. Alle prestaties van de DOCWERKERS zijn middelenverbintenissen, tenzij expliciet andersluidende overeenkomst tussen Partijen.Opdrachtgever staat ervoor in DOCWERKERS voldoende aanwijzingen in de vorm van een briefing te geven. In het geval van een Opdracht zonder gedefinieerd finale op te leveren werk staat Opdrachtgever ervoor in DOCWERKERS voldoende aanwijzingen over het doel van de samenwerking te geven. DOCWERKERS is niet aansprakelijk voor fouten in de uitvoering te wijten aan onvoldoende, onjuiste of verkeerde input door Opdrachtgever.Indien met de Opdrachtgever een gedetailleerd budget met verschillende posten werd overeengekomen, behoudt DOCWERKERS zich het recht voor op een budgetneutrale wijze en waar nodig te schuiven tussen posten. Deze verschuivingen kunnen geen impact hebben op de kwaliteit, doel of opzet van het afgeleverde werk.Bij elke inhoudelijke wijziging, verandering van opzet of structuur van de opdracht, in vergelijking met de oorspronkelijke briefing en/of het stappenplan, komen Partijen een meerprijs overeen. Dit geldt in het bijzonder voor langlopende Opdrachten en de significante wijzigingen omschreven in artikel 3. Geen enkele verandering in de missie, organisatie of structuur van de Opdrachtgever, kan worden tegengeworpen aan dit beding. Bij gebrek aan overeenstemming worden de bepalingen van artikel 9 toegepast (annulatie). Indien de Opdracht conform de offerte, stappenplan of plan van aanpak werd ingedeeld in verschillende fases, staat Opdrachtgever ervoor in na elke fase tijdig een bevestiging en goedkeuring te verlenen aan DOCWERKERS. Zonder deze bevestiging vat de volgende fase niet aan. DOCWERKERS zal Opdrachtgever steeds informeren binnen welke termijn zij deze bevestiging en goedkeuring verwachten.Partijen informeren elkaar over de gewenste technische specificaties van het aan te leveren materiaal (bijvoorbeeld resolutie, kleursysteem en geluidskwaliteit). Het aanleveren van niet-conform materiaal kan leiden tot een meerprijs gebaseerd op de ter correctie te spenderen werkuren. Bij gebrek aan overeenstemming over deze meerprijs worden de bepalingen van artikel 9 toegepast (annulatie).
Artikel 5 – Intellectuele eigendomDe overdracht in dit artikel wordt niet geacht in werking te treden bij wanbetaling (zie artikel 7 – Betaling) of enige andere niet rechtgezette overtreding van deze voorwaarden. DOCWERKERS bevestigt in de zin van het auteursrecht auteursrechthebbende van de aangeleverde beelden, animaties en dergelijke te zijn. DOCWERKERS garandeert dat de geleverde materialen door hen zijn gecreëerd of gecleared en vrijwaart Opdrachtgever van enige terechte aanspraak daaromtrent. DOCWERKERS informeert de Opdrachtgever steeds over de beperkingen van gebruik die rusten op door derden gecreëerd materiaal. Opdrachtgever staat er voor in deze beperkingen strikt op te volgen. DOCWERKERS kan op geen enkele manier aansprakelijk gehouden worden voor auteursrechtelijke inbreuken die voortvloeien uit het niet respecteren van deze beperkingen. Opdrachtgever op hun beurt verklaart geen inbreuk te maken op het auteursrecht of of enig ander intellectueel eigendomsrecht door de aanlevering van materiaal (zoals: logo’s, foto’s, muziek…) en vrijwaart DOCWERKERS van gevolgen uit het oneigenlijke gebruik ervan. Bijvoorbeeld, indien DOCWERKERS moet overgaan tot adaptaties van bestaande beelden of ander materiaal, verzekert Opdrachtgever dat zij over alle rechten beschikken om dit uit te voeren. Overeenkomstig artikel XI.182 e.v. WER, verwerft de Opdrachtgever alle rechten van DOCWERKERS, nodig voor de exploitatie van het audiovisueel werk zoals het werd afgeleverd in de definitieve versie, voor het gebruik en exploitatie zoals overeengekomen in de offerte of bijkomende schriftelijke overeenkomst (zoals bijvoorbeeld email).De vergoeding voor deze overdracht van rechten maakt steeds deel uit van de totale vergoeding voor de opdracht. De overdracht van rechten zal expliciet vermeld worden op de offerte en factuur. De overdracht van auteursrechten omvat niet het recht om de beelden te (laten) adapteren. De morele rechten (bijvoorbeeld naamsvermelding) moeten steeds gerespecteerd worden tijdens het gebruik, tenzij anders overeengekomen of gevraagd door DOCWERKERS.Opdrachtgever zal hierbij steeds, ongeacht de wijze van exploitatie, reproductie, distributie of mededeling de naam vermelden van Dienstverlener op volgende wijze: Docwerkers. Ook het morele auteursrecht op eerbied en integriteit van het Werk moet blijvend gerespecteerd worden. Dit betekent o.a. dat Opdrachtgever vrijwaart het Werk door zichzelf of door derden in direct of indirect verband te laten komen met ethisch en duurzaam dubieuze praktijken, waaronder inbegrepen maar niet beperkt tot corruptie, oneerlijke arbeidsomstandigheden en verloningen en sterk vervuilende praktijken. DOCWERKERS behoudt het recht om (delen van) de afgeleverde beelden te gebruiken voor zijn portfolio, prospectering van andere klanten, sociale media… evenwel zonder dat bedrijfsgeheimen worden gedeeld. In de voorbereiding van deze opdracht tot stand gekomen versies, studie- en voorbereidend materiaal en drafts blijven eigendom van DOCWERKERS.
Artikel 6 – LeveringVóór leveringDe overeengekomen leveringstermijn is indicatief. Het overschrijden van de leveringstermijn wordt zo snel mogelijk door DOCWERKERS schriftelijk gemeld. Deze overschrijding – door welke oorzaak dan ook - geeft geen recht op schadevergoeding of prijsvermindering en heeft niet de ontbinding van de overeenkomst en de daaruitvolgende verplichtingen tot gevolg. Bij abnormale vertraging zonder grond heeft de Opdrachtgever het recht om de Opdracht schriftelijk te annuleren, zonder bijkomend verhaal of schadevergoeding. DOCWERKERS heeft het recht een meerprijs aan te rekenen indien de Opdrachtgever verzoekt om de levering uit te voeren binnen een kortere termijn dan de voorziene, aangekondigde of overeengekomen termijn. Opdrachtgever erkent bovendien dat het uitblijven van bevestigingen, goedkeuringen en feedback kan leiden tot de verzwaring van de opdracht van DOCWERKERS, bijvoorbeeld bij het halen van deadlines in de verschillende deelfases. DOCWERKERS heeft in dit geval het recht een meerprijs aan te rekenen of de Opdracht als geannuleerd te beschouwen (zie artikel 9). DOCWERKERS zal Opdrachtgever steeds informeren binnen welke termijn zij deze feedback verwachten.Partijen kunnen evenwel ook een bindende levertermijn overeenkomen. Situaties van overmacht verlengen in ieder geval de leveringstermijn, zelfs wanneer zij niet tot blijvende en/of volstrekte onmogelijkheid van uitvoering leiden.In elk geval - en zeker indien partijen alsnog een bindende leveringstermijn zijn overeengekomen - zal deze termijn verlengd worden wanneer de Opdrachtgever of voor de Opdracht met goedkeuring van beide partijen ingezette derden in gebreke blijft om de nodige informatie en feedback tijdig aan te leveren. DOCWERKERS is in geen geval verantwoordelijk voor vertragingen in de levering, voortvloeiend uit veranderingen aangebracht door de Opdrachtgever aan de oorspronkelijke Opdracht.
Na leveringDe Opdrachtgever dient het geleverde werk na te kijken alvorens tot de exploitatie over te gaan. Indien een deel der finaal geleverde audiovisuele werken niet conform is met de opdracht, dient de Opdrachtgever dit binnen de 8 dagen schriftelijk te melden (per post of e-mail) aan DOCWERKERS. De Opdrachtgever dient in de communicatie zijn opmerkingen gedetailleerd te omschrijven. De aansprakelijkheid van DOCWERKERS beperkt zich tot (a) teruggave van de prijs voor dit niet conforme gedeelte of (b) het opnieuw uitvoeren van dit gedeelte. De keuze ligt bij de DOCWERKERS. Deze revisie kan geen invloed hebben op de betaling van de overige gedeelten van de Opdracht of de hiervan losstaande opdrachten. Deze revisie kan geen aanleiding geven tot verdere schadevergoedingen. In geval van betwisting moet bewezen worden dat de afgeleverde audiovsiuele werken niet aan de normale vereisten van de Opdracht zoals omschreven in Artikel 4 beantwoorden. Het goedkeuren van de audiovisuele werken ontslaat DOCWERKERS van alle verantwoordelijkheid voor vergissingen, weglatingen en dergelijke.
Artikel 7 – BetalingBij goedkeuring van de offerte wordt het vermeldde voorschot gevraagd. Indien het voorschot niet wordt betaald, vangt de Opdracht niet aan. Facturen zijn betaalbaar door middel van overschrijving op rekening van DOCWERKERS, dit binnen 30 dagen na factuurdatum. DOCWERKERS heeft het recht om na iedere afgewerkte en goedgekeurde fase van het project de opdrachtgever te factureren voor de desbetreffende fase. DOCWERKERS heeft het recht om de uitvoering van de volgende fase uit stellen, tot wanneer aan de laatst afgeleverde factuur is voldaan. Bij iedere vertraging van betaling van een factuur wordt, vanaf de uiterste betaaldatum van rechtswege en zonder voorafgaandelijk ingebrekestelling, een verwijlinterest van de toepasselijke wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties alsook een bijkomende schadevergoeding, conventioneel en forfaitair vastgelegd op 10% van het verschuldigde bedrag van de factuur en met een minimum van 100 euro gevorderd. Deze interest en schadevergoeding is ook van toepassing bij het toekennen van termijnen van respijt of afbetalingstermijnen. Alle door de DOCWERKERS gemaakte kosten, zoals proceskosten, buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten, daaronder begrepen de kosten voor juridische bijstand, deurwaarders en incassobureaus, gemaakt in verband met te late betalingen, komen ten laste van Opdrachtgever. In geval van niet-betaling op de vervaldatum worden alle door Opdrachtgever verschuldigde bedragen (ongeacht of ze op dat ogenblik betaalbaar zijn) van rechtswege en zonder ingebrekestelling opeisbaar. In dit geval is DOCWERKERS ook gerechtigd alle nog niet geleverde bestellingen te annuleren of de uitvoering ervan op te schorten. Behoudens schriftelijke toestemming kunnen de bedragen die Opdrachtgever is verschuldigd op geen enkele wijze worden gecompenseerd met om het even welke bedragen waarop Opdrachtgever aanspraak meent te kunnen maken tegenover DOCWERKERS.
Artikel 8 - ProtestOp straffe van verval van recht moet elke klacht of protest bij schriftelijk of elektronisch via een gekwalificeerde dienstverlener aangetekend schrijven binnen de 8 dagen na ontvangst van de factuur geschieden. De klacht ontslaat de Opdrachtgever echter niet van zijn verplichtingen tot betalen.
Artikel 9 – AnnulatieDe annulatie van een Opdracht door de Opdrachtgever moet steeds schriftelijk (per post of per e-mail) gebeuren. Werd de Opdracht reeds aangevat door DOCWERKERS behoudt deze zich het recht voor de volledige projectprijs te factureren, bovenop alle reeds gemaakte en verantwoorde kosten. Het kan gebeuren dat de Opdrachtgever een met DOCWERKERS afgesproken draaidag wenst te annuleren. Indien dit minder dan 24 uur voor aanvang van de draaidag gebeurt, rekent DOCWERKERS de volledige kosten en geprojecteerde werkuren door aan de Opdrachtgever. In andere gevallen rekent DOCWERKERS in ieder geval de gemaakte en verantwoorde kosten, met een minimum van 50% van de geprojecteerde kosten en werkuren, door aan de Opdrachtgever.
Artikel 10 - AansprakelijkheidDOCWERKERS is niet verantwoordelijk voor verlies of schade toegebracht aan eventuele voorwerpen en documenten hem toevertrouwd. Alle voorwerpen en documenten worden verzonden en bewaard op risico van de Opdrachtgever die uitdrukkelijk DOCWERKERS van elke aansprakelijkheid ontslaat.DOCWERKERS kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige fout van hem of zijn aangestelden, behoudens voor een zware fout of een opzettelijke fout. In zulks geval zal DOCWERKERS niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor enige gevolgschade zoals bijvoorbeeld verlies van verwachte winst, daling van omzet, verhoogde operationele kosten, verlies van cliënteel, welke Opdrachtgever of derden zouden lijden ten gevolge van enige fout of nalatigheid van DOCWERKERS of een aangestelde, die verband houdt met de overeenkomst.Opdrachtgever op zijn beurt verklaart geen inbreuk te maken op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens), enige nationale of supranationale wetgeving volgende uit de AVG of enige andere privacywetgeving door de aanlevering van materiaal en persoonsgegevens en vrijwaart DOCWERKERS van gevolgen uit het oneigenlijke gebruik of verwerking ervan. Opdrachtgever neemt de nodige maatregelen om deze persoonsgegevens conform de AVG te verwerken. DOCWERKERS bewaart en verwerkt en bewaart na afloop van de Opdracht geen verdere persoonsgegevens.De totale aansprakelijkheid van de DOCWERKERS zal nooit meer bedragen dan de prijs die door de opdrachtgever aan de DOCWERKERS werd betaald voor de goederen of diensten die aanleiding gaven tot het schadegeval. Wat goederen of diensten afkomstig van derde leveranciers betreft, aanvaardt de DOCWERKERS geen enkele aansprakelijkheid boven of anders dan de aansprakelijkheid die de derde leveranciers bereid zijn te aanvaarden voor hun producten of diensten.
Artikel 11 – Verloop & Afloop van de OpdrachtOvermacht is de situatie waarin de Opdrachtnemer in de onmogelijkheid verkeert om haar verbintenissen na te leven, onafhankelijk van haar wil, doen en laten maar omwille van een externe, onvermijdbare gebeurtenis die onvoorzienbaar was op het moment van het aangaan van de Opdracht. Overmacht ontstaat bijvoorbeeld door natuurrampen, bij samenscholings- en andere verboden en verplichtingen opgelegd door een overheid of bestuur in het kader van de volksgezondheid of nationale veiligheid en elke andere situatie die het werk en de samenkomst op set absoluut of praktisch onmogelijk maken. Overmacht kan ook ontstaan als reactie op een risico waar partijen mee vertrouwd zijn maar zich bij het aangaan van de Opdracht nog niet voltrokken heeft in ernstige mate, bijvoorbeeld terroristische aanslagen, golven van COVID-19 en dergelijke. In het geval van overmacht treden DOCWERKERS en Opdrachtgever in gesprek over de mogelijkheid om de Opdracht uit te stellen en wat dit betekent voor de betalingsvoorwaarden. Indien nodig wordt een alternatief gezocht dat onmiddellijk in werking kan treden, bijvoorbeeld door het vinden van een digitale of andere oplossing. Indien dit alternatief de uitoefening van de Opdracht aanzienlijk verzwaart, spreken Partijen een meerprijs af. Indien overmacht de Opdracht definitief onmogelijk maakt, wordt de Opdracht beschouwd als geannuleerd en worden kosten en prestaties vergoed zoals omschreven in artikel 7. Opdrachtgever kan een andere, billijke regeling voorstellen die deze regeling benadert en die rekening houdt met gepresteerde uren en gemaakte kosten vóór het plaatsvinden van de gebeurtenis die tot de overmacht heeft geleid. Na afloop van de opdracht bezorgen Partijen elkaar alle ter beschikking gestelde werkmaterialen terug. DOCWERKERS behoudt zich het recht voor de Opdracht te beëindigen of schorsen indien Opdrachtgever zich schuldig maakt aan een zware contractuele wanprestatie die niet wordt hersteld binnen de acht dagen na ontvangst van een aangetekende ingebrekestelling hieromtrent. De niet-betaling van een of meerdere facturen op hun vervaldag en het uitblijven van feedback of goedkeuringen op afgewerkte deelfases zullen altijd worden beschouwd als een zware contractuele wanprestatie. DOCWERKERS behoudt zich in het geval van een zware contractuele wanprestatie het recht voor om naast de vergoedingen bepaald in Artikel 9 een aanvullende schadevergoeding te eisen.
Artikel 12 – GeheimhoudingPartijen verbinden zich ertoe de commerciële, technische en economisch gevoelige informatie, alsook de bedrijfsgeheimen die zij vernemen geheim te houden en enkel te gebruiken waar noodzakelijk voor de uitvoering van de Opdracht.
Artikel 13 – Nietigheid & AanvullingenIndien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Het nietig verklaarde beding zal vervangen worden door een bepaling die het doel en de geest ervan zoveel mogelijk benadert. Voor alles wat hierin niet uitdrukkelijk wordt geregeld, is het Belgisch gemeen recht toepasselijk.
Artikel 14 – Toepasselijk rechtHet Belgisch recht is van toepassing ongeacht de nationaliteit van de Partijen. Partijen verklaren zich akkoord in geval van een geschil eerst en vooral de voorkeur te geven aan bemiddeling vooraleer het geschil aanhangig te maken bij de bevoegde rechtbank. Het geschil kan na bemiddeling alleen voor de rechtbanken gebracht worden dieratione loci bevoegd zijn voor de zetel van DOCWERKERS.
